Blog Layout
Vad är representation?
Micaela Steger
7 minuters läsning
Middag eller en golfrunda med en kund, informationsmöte eller personalfest kanske står på schemat. Nu funderar du på vad som egentligen är representation och inte? Vad kan du göra avdrag för och hur hanteras momsen och avdragsgilla kostnader? Vi hjälper dig att reda ut det. Kunskap om representation är viktigt för dig som företagare så att du kan göra rätt avdrag och ha rätt underlag till bokföringen av representationen.
Vad är representation?
Representation används i syfte att främja verksamheten hos ett företag. Det kan antingen vara riktat mot företagets kunder eller i form av personalvård. Det kallas för extern- respektive intern representation. Men mer om det snart! För att utgifterna för representationen ska kunna redovisas krävs det att det finns ett konkret samband till verksamheten.
I fall då representationens syfte är att främja kundrelationer och för att skapa affärsförbindelsen kallas det för extern representation. Det innebär att företaget bjuder utomstående personer på till exempel restaurangbesök, teater eller greenfeeavgift om man ska spela golf. Deltagarna vid extern representation kan till exempel vara en kund eller en av företagets leverantörer.
Sedan finns även intern representationen
som syftar till utgifter som uppkommer i samband med aktiviteter för personalvård. När de anställda deltar på till exempel personalfester eller informationsmöten kan det ha uppkommit kostnader för till exempel hyra av lokal och inköp av förfriskningar.
Att komma i kontakt med- och hantera representation för en anställd sker oftast i samband med en tjänsteresa. Då kan den anställda göra utlägg för representation, till exempel vid ett restaurangbesök med en kund, som sedan ska rapporteras i en tjänst för utlägg. Då måste den anställda kunna ange namn på de närvarande personerna, vilka företag de företräder och vad syftet med mötet var.
Varför ska företagare ha koll på representation?
Genom att ha koll på representation och vilka utgifter som blir avdragsgilla samt hur det fungerar med momsen så kan företagare påverka sitt resultat. Det finns olika sätt att räkna ut vilket avdrag man får göra för representation. Vi ska nu på ett lugnt och pedagogiskt sätt försöka ta dig igenom reglerna.
Vi börjar med begreppet avdragsgill. En avdragsgill kostnad innebär att du kan dra av den från företagets resultat. Det här leder till att företaget kommer gå med mindre vinst som i sin tur resulterar i att du behöver betala mindre skatt. Som tidigare nämnt krävs ett samband med utgiften och verksamheten för att kostnaden ska vara avdragsgill.
I början av 2017 slopades avdragsrätten för representationsmåltider i form av lunch, middag och annan förtäring. Det betyder att själva kostnaden för representationen ska bokföras som ej avdragsgill kostnad. I och med den här förändring får företagare nu använda sig av lyft moms. Det betyder att man drar av den ingående momsen i periodens momsdeklaration för mat och dryck för max 300 kronor per person och tillfälle. För mat och alkoholfri dryck är momsen 12% och därför får avdrag på den här typen av varor göras på max 36 kronor (300*0,12).
I ett sammanhang där utgifterna endast består av alkohol får inget avdrag göras. Men i fall då alkoholhaltig dryck ingår vid en måltid får man lyfta momsen så länge värdet inte överstiger 300 kronor. Men tänk då på att det är 25% moms på alkohol och avdraget får därför vara högre än 36 kronor för beloppet för alkoholen. Notera att inget avdrag får göras om utgifterna endast består av alkoholhaltiga drycker.
Om kostnad för dryck och mat överstiger 300 kronor finns två olika beräkningar för hur mycket moms man får dra av: proportionerligt avdrag och schablonavdrag.
Proportionerligt avdrag - här utgår man ifrån de faktiska kostnaderna för mat och alkohol för att få fram momsavdraget. I det här fallet kan du använda dig av Skatteverkets egna verktyg
för att få fram en korrekt beräkning. Låt oss presentera ett exempel:
Vid en representationsmiddag med två deltagare slutar notan på 1 100 kronor inklusive moms. Av dessa var 100 kronor dricks. Dricks är inte ett avdragsgill belopp så de 100 kronorna dras av innan beräkningarna görs. 1 100-100=1 000 kronor.
- Kostnaden för maten: 700 kronor inklusive moms, 625 kronor exklusive moms.
- Kostnaden för alkoholhaltig dryck: 300 kronor inklusive moms, 240 kronor exklusive moms.
- Det totala beloppet på notan exklusive moms landar då på 865 kronor. (625+240).
- Nu ska man räkna fram hur stor del av utgiften som består av mat respektive alkohol.
Maten: 625/865 = 72%
Alkoholen: 240/865 = 28% - För två deltagare kan företaget lyfta momsen på kostnader för totalt 600 kronor, 300 kronor per deltagare. Nu är det dags att använda sig av de proportioner vi räknade fram för att se beloppen som ska avse mat respektive alkohol.
Maten: 432 kronor (72%*600)
Alkoholen: 168 kronor (28%*600) - Nu ska vi räkna fram hur mycket moms företaget har rätt att dra av.
Maten: 51,84 kronor (432*12% moms)
Alkoholen 42 kronor (168*25% moms)
Totalt momsavdrag: 93,84 kronor (51,84+42) - Den resterande delen av kostnaden på notan bokförs som ej avdragsgill kostnad.
Så här kommer det se ut i bokföringen:
| Konto | Debet | Kredit |
|---|---|---|
| 1930 - Företagskonto | 1 100 | |
| 2461 - Debiterad ingående moms | 93,84 | |
| 6072 - Representation, ej avdragsgill | 1 006,16 |
I exemplet tidigare överstiger kostnaden för mat och dryck 300 kronor exklusive moms per person. När man använder det här alternativet är det tillåtet att utgå från en schablon för att räkna fram momsavdraget.
- Schablonen i det här fallet är 46 kronor per person och tillfälle. Kravet är att moms om minst 46 kronor ska vara debiterat.
- I exemplet med två deltagare blir momsavdraget enligt schablon 92 kronor.
Vid intern representation tillåts enligt Skatteverket ett avdrag på max 180 kronor exklusive moms per person och tillfälle kopplat till till exempel lokalhyra vid en personalfest. För att följa Skatteverkets riktlinjer bör ett företag inte göra avdrag på mer än två personalfester per år. Vad det gäller förfriskningar och förtäring får avdrag göras så länge kostnaden inte överstiger 60 kronor per person. De här enklare förfriskningarna kan definieras som att de inte ersätter en hel måltid. Det kan handla om till exempel kaffe, bullar, frukt eller enklare smörgåsar.
Tips och kom ihåg för representation
Först och främst är det viktigt att behålla underlag för representationen i form av ett kvitto. Kompletterande uppgifter som bör finnas är:
- Syftet med sammankomsten.
- Namn på respektive person som deltar och vilket företag eller organisation de kommer ifrån.
Låt oss presentera ett exempel:
- Kvitto: restaurangnota finns (innehållande belopp, datum, plats m.m.).
- Syfte: Middag för att inleda en ny kundrelation.
- Deltagare:
Maria Olsson, VD - Företag 1 AB
Hans Qvist, VD - Företag 2 AB
Den här informationen registreras ofta i något system för resor och utlägg. När det kommer till större tillställningar med många deltagare krävs inte en lika grundlig dokumentation av varje deltagare.
Det viktigaste att komma ihåg är att utgiften för representationen ska ha ett tydligt samband med din verksamhet. Det finns flera olika belopp och procentsatser att hålla koll på men med Skatteverkets räkneverktyg kan du i alla fall få hjälp med representation i form av lunch, middag eller enklare förtäring. För större kostnader vid representation som till exempel hyra av bord och stolar vid en personalfest eller avgift för greenfee vid en golfrunda med en kund så gäller ett maxavdrag på 180 kronor exklusive moms per person.
Sammanfattning
Avdragsgill eller inte? Intern eller extern representation? Vi hoppas att du nu har bättre kunskap och förståelse för vad representation är. Glöm inte dokumentationen med kvitton och tilläggsinfo och kom ihåg att vara noga med dina uträkningar för avdrag. Vi på Natural Numbers kan hjälpa dig på flera olika sätt. Allt från hantering av representation till rådgivning om avdragsrätt inför din kundmiddag. Kontakta oss gärna så kan vi prata vidare om hur vi kan vägleda dig och ditt företag i rätt riktning!
Inlägget publicerades 2021-02-26.
I det här blogginlägget kommer vi att tipsa om vilka privata kostnader företaget kan bekosta och även kika på varför det är så viktigt att ha koll på vad företaget kan betala och inte.
I det här blogginlägget går vi igenom vad ett lagerbolag är samt att vi kikar på vilka skillnader som finns jämfört med att starta ett bolag från scratch. Vi delar även några användbara tips och kom ihåg för den som känner sig sugen på att köra igång!
I det här blogginlägget kommer vi att ta en närmare titt på Inkomstdeklaration 1 och varför det är viktigt att ha koll på vilka avdrag du kan göra för att optimera din skattesituation.
Vill du veta mer?
