Blog Layout
Vad är en personalhandbok?
Micaela Steger
5 minuters läsning
I det här inlägget kommer vi att gå igenom vad en personalhandbok är och varför det är så bra för ett företag att skapa sig en sådan. Frågor om sjukintyg, friskvårdsbidrag, raster och vad som gäller vid tjänsteresor är frågor som företagsledningen ofta kan få från medarbetare. Dessa frågor kan ni slippa genom att hänvisa till just en personalhandbok! Till sist kommer vi även gå igenom några tips som ni bör tänka på när ni kickar igång arbetet med en personalhandbok.
Vad är en personalhandbok?
En personalhandbok ska vara ett levande dokument där företagets regler och rutiner ska finnas samlade. Innehållet i en personalhandbok tydliggör både de anställdas och företagsledningens skyldigheter gentemot varandra. Vi skulle kunna kalla personalhandboken för ett uppslagsverk. Alla medarbetare kan i den enkelt hitta svar på en hel del frågor som kan finnas, speciellt vid en nyanställning.
Exempel på punkter som kan finnas med i en personalhandbok:
- Företagets ledord, vision och målsättning.
- Anställning.
- Arbetstid, raster och tidrapportering.
- Semester och ledighet.
- Förmåner.
- Sjukfrånvaro.
- Tjänsteresor.
- Policys.
- Arbetsmiljöfrågor.
Dessa är som sagt bara exempel och företag kan helt själva välja vilka delar som ska finnas med och vilka punkter som kanske ska fokuseras extra mycket på i personalhandboken.
Varför ska företag ha en personalhandbok?
Men varför ska företag ha en personalhandbok? Jo, det finns en massa fördelar med det. Först och främst är det ett effektivt sätt att samla ihop företagets alla riktlinjer, policys och rutiner på en samlad plats.
Det är bra att starta arbetet med en personalhandbok i tidigt skede av ert företagande. När företaget sedan expanderar och ni blir flera anställda kommer ni ha stor nytta av det här dokumentet. Tidigare kanske det har varit självklart vad som gäller vid en tjänsteresa men blir ni fler anställda kan det vara bra med ett dokument med guider och tydliga riktlinjer som medarbetare kan söka svar i. Handboken fungerar som ett perfekt komplement under onboardingprocessen för en ny anställd.
En personalhandbok kan även skapa en större trygghet för medarbetarna. Det blir tydligt att samma regler gäller för alla på företaget. För bolag där en funktion för personalhantering saknas blir handboken ett ankare som de anställda kan luta sig mot.
Behovet av en personalhandbok kan även bli tydligt hos företag som har funnits länge. Ofta uppkommer det så kallade “outtalade” regler som alla på företaget tycks känna till. Det kan göra att de här reglerna och rutinerna inte är konsekventa och effektiva för att se till företagets bästa. Ett exempel kan vara att ledighet för utbildning har beviljats genom ren vana, utan att tänka på vilka konsekvenser det har för företaget eller vilket behov av utbildningen som faktiskt finns hos företaget.
Tips och kom ihåg!
Det finns en hel del saker ni bör tänka på när ni startar arbetet med en personalhandbok. En bra start är att gå igenom vilka områden som ska prioriteras. Ni bör sträva efter ett dokument som kan användas långsiktigt men i vissa fall kan de kortsiktiga frågorna behöva åtgärdas först. Ett exempel är att en fråga rörande anställningsavtal snabbt skapar nya frågor om vad det är för arbetstider som ska gälla, vad anställda ska få för övertidsersättning eller hur bonus ska hanteras. I det här fallet kan ni beskriva vad som gäller för upprättande av anställningsavtal men de nya frågorna behöver ni kanske lite mer tid att fundera kring hur ni långsiktigt vill att det ska hanteras inom respektive område.
Ni bör även göra upp en plan för vem eller vilka som ska ansvara för att personalhandboken hela tiden hålls uppdaterad och i tiden. Kanske har olika personer i företaget ansvar för olika delar av handboken. Eller så är det en och samma person som ansvarar för hela processen och uppdaterar den i och med att nya riktlinjer eller rutiner uppdagas hos företaget. I de flesta fall handlar det om en person med HR-funktion, en personalansvarig, som sköter hanteringen av en personalhandbok, men det finns inga regler eller krav för det.
Företag bör eftertrakta en väl uppdaterad personalhandbok som är ett högt levande dokument och därför rekommenderar vi att ni även sätter upp en plan för hur ofta den bör granskas. Till exempel kan ett mål om att granska och se över personalhandbokens innehåll minst 2 gånger om året sättas. På så vis kan ni med säkerhet veta att handboken kan ge rätt svar på de anställdas frågor och funderingar.
Slutligen vill vi ge en rekommendation för hur ni bör skriva en personalhandbok. Vi vill undvika att dokumentet blir för mastigt. Då kommer de anställda med största sannolikhet strunta i att läsa och istället söka svar på sina frågor genom att kontakta någon i företagsledningen och därmed förloras tidseffektiviteten. Så tänk på att skriva kortfattat men tydligt. Tänk även på att hålla dokumentet lättillgängligt för alla på företaget. Vi vill att anställda enkelt ska kunna gå in och söka information när frågor och funderingar dyker upp.
Sammanfattning
Nu hoppas vi att ni börjat spinna på idéer för ert företags personalhandbok. Med största sannolikhet har områden som ni känner är viktiga på ert företag skrivits upp på en prioriteringslista. Kanske har ni även tänkt på en person som ni tänker ska ansvara för arbetet. Ett uppslagsverk med företagets regler och rutiner är en bra sammanfattning och glöm inte att det är viktigt att planera hur arbetet med personalhandboken ska skötas. Sätt upp mål, skriv kort och koncist!
Behöver ni ytterligare hjälp eller vägledning är ni varmt välkommen att kontakta oss! Vi kan hjälpa er att se över och komplettera er befintliga personalhandbok, eller så kan vi hjälpa er att ta fram en helt ny.
Inlägget publicerades 2021-04-16.
I det här blogginlägget kommer vi att tipsa om vilka privata kostnader företaget kan bekosta och även kika på varför det är så viktigt att ha koll på vad företaget kan betala och inte.
I det här blogginlägget går vi igenom vad ett lagerbolag är samt att vi kikar på vilka skillnader som finns jämfört med att starta ett bolag från scratch. Vi delar även några användbara tips och kom ihåg för den som känner sig sugen på att köra igång!
I det här blogginlägget kommer vi att ta en närmare titt på Inkomstdeklaration 1 och varför det är viktigt att ha koll på vilka avdrag du kan göra för att optimera din skattesituation.
Vill du veta mer?
