Blog Layout
Vad är ett traktamente?
Micaela Steger
5 minuters läsning
I det här inlägget kommer vi gå igenom vad ett traktamente egentligen är och vilka krav som finns för de anställda för att du som arbetsgivare ska betala ut ett traktamente. Vi går även igenom vad som gäller för utrikes tjänsteresor kopplat till traktamente. Även vad som sker om en anställd blir bjuden på en måltid under en tjänsteresa. Inlägget riktar sig främst till dig som arbetsgivare så att du ska veta vad du bör ha koll på när dina anställda reser i tjänsten. Men det kan även vara bra för anställda att veta vilka rättigheter som finns.
I det här inlägget kommer vi gå igenom vad ett traktamente egentligen är och vilka krav som finns för de anställda för att du som arbetsgivare ska betala ut ett traktamente. Vi går även igenom vad som gäller för utrikes tjänsteresor kopplat till traktamente. Även vad som sker om en anställd blir bjuden på en måltid under en tjänsteresa. Inlägget riktar sig främst till dig som arbetsgivare så att du ska veta vad du bör ha koll på när dina anställda reser i tjänsten. Men det kan även vara bra för anställda att veta vilka rättigheter som finns.
Vad är ett traktamente?
Ett traktamente är en ersättning som arbetsgivare kan betala till sina anställda som reser i tjänsten. I och med tjänsteresor så ökar de anställda sina levnadskostnader med till exempel hotell för övernattning och måltidskostnader. Det är de här kostnaderna som ett traktamente ska täcka.
Det finns både skattefria och skattepliktiga traktamenten. Beloppen för de skattefria traktamentet fastställs varje år av staten. Väljer arbetsgivaren att ge ersättningar till sina anställda utöver de här schablonbestämda beloppen så är överskjutande del en skattepliktig ersättning som den anställda ska betala skatt på. Arbetsgivaren ska även betala arbetsgivaravgifter för den delen.
De här beloppen gäller för inkomståren 2020 och 2021:
- Heldag - 240 kronor.
- Halvdag - 120 kronor.
- Vid övernattning - 120 kronor.
För ett heldagstraktamente krävs det att tjänsteresan påbörjades före klockan 12.00 på avresedagen samt att hemkomsten sker efter klockan 19.00 på hemkomstdagen. Om avresan sker senare eller om hemkomsten är tidigare än så erhålls ett halvt traktamente för den dagen. Under dagarna mellan avresedagen och hemkomstdagen utbetalas ett helt traktamente. Om den anställde själv ordnar med övernattning under tjänsteresan kan arbetsgivaren betala ut ett nattraktamente, alltså en ersättning som ska kompensera för att den anställde betalat hotell eller liknande.
Det finns några krav som dina anställda måste uppfylla för att de ska ha rätt till skattefritt traktamente:
Det måste ske minst en övernattning och
Platsen för resmålet ska ligga minst 50 kilometer från den anställdes ordinarie arbetsplats. Men även lika långt ifrån den anställdes bostad.
Om du som arbetsgivare bjuder på måltider under tjänsteresan, eller om den anställde blir bjuden på en måltid av en kund så kommer det skattefria traktamentet att reduceras.
Varför är det viktigt att ha koll på reglerna kring traktamente?
Det är viktigt för alla arbetsgivare som har anställda som reser i tjänsten att ha koll på reglerna kring traktamenten och kostreduceringar för att de anställda ska få den ersättning de har rätt till. De ska inte få en sämre privatekonomi för att det krävs resor i arbetet. Men det är även viktigt för dig som arbetsgivare att ha koll på det för att du inte ska betala ut för mycket ersättning. Till exempel din rätt att reducera traktamentet om den anställda blir bjuden på någon måltid - mer om det snart!
Tips och kom ihåg!
Vid tjänsteresa utomlands så gäller samma krav om avstånd, övernattning och tidsregler för helt respektive halvt traktamente. Det är reglerna för de skattefria beloppen av traktamente som skiljer sig åt. Hur stort den anställdes traktamente blir beror på i vilket land man befinner sig. Även för utrikes tjänsteresor bestämmer staten varje år ett så kallat normalbelopp för varje land. Här finner du en lista för dessa! Beloppet baseras på hur levnadsomkostnaderna ser ut i varje land. För kostreduceringar - alltså om den anställde blir bjuden på en måltid av en kund, eller om du som arbetsgivare står för någon måltid - så sker reduceringen vid utrikes tjänsteresor med en procentsats istället för ett fast belopp .
Om en anställd kommer att vistas i fler än ett land under tiden klockan 06.00-24.00 betalas traktamentet utifrån det land som resenären har vistats i under längst tid. Tiden som går åt till att förflytta sig mellan länder - till exempel flygning - räknas bort.
Om tjänsteresan för den anställde är av längre slag - mer än tre månader - så kommer traktamentena att minska per dag. Om tjänsteresan har varit på samma ort under mer än tre månader kommer traktamentet att minska till 70 procent av maxbeloppet vid tjänsteresor i Sverige och för utlandsresor kommer traktamentet att minsta till 70 procent av normalbeloppet för landet i fråga. Om tjänsteresan skulle pågå på en och samma ort under mer än 2 år så kommer traktamentet att minsta till 50 procent av max- eller normalbeloppet. Notera att den här tremånadersregeln inte gäller när den anställda förflyttas under tiden. Till exempel om den anställde är på ett säljuppdrag och hela tiden förflyttar sig mellan olika orter.
Ett hett tips är att du som arbetsgivare använder dig av någon typ av reseersättningstjänst. På så vis blir det enklare för dig att se till att rätt belopp betalas ut till dina anställda eftersom systemen själva räknar fram traktamenten och kostreduceringar utifrån uppgifterna om tider och måltider som fylls i av de anställda.
Sammanfattning
Nu har du säkerligen lärt dig en hel del om vad som gäller för traktamente vid tjänsteresor - både inrikes och utrikes! Många arbetsgivare använder sig fortfarande av reseräkningar skrivna på papper - vilket kan bli mycket krångligt och i många fall otydligt. Därför välkomnar vi dig att höra av dig så kan vi underlätta administrationen för dig med hjälp av ett reseräkningssystem. Eller om du bara har frågor om- eller känner dig osäker på vad som gäller vid en viss resa!
Vi vet att det kan vara krångligt med alla skatteregler som gäller för dina anställda. Om du behöver hjälp eller har några funderingar är du välkommen att höra av dig till oss så ser vi hur vi kan hjälpa dig på bästa sätt!
Inlägget publicerades 2021-05-21.
I det här blogginlägget kommer vi att tipsa om vilka privata kostnader företaget kan bekosta och även kika på varför det är så viktigt att ha koll på vad företaget kan betala och inte.
I det här blogginlägget går vi igenom vad ett lagerbolag är samt att vi kikar på vilka skillnader som finns jämfört med att starta ett bolag från scratch. Vi delar även några användbara tips och kom ihåg för den som känner sig sugen på att köra igång!
I det här blogginlägget kommer vi att ta en närmare titt på Inkomstdeklaration 1 och varför det är viktigt att ha koll på vilka avdrag du kan göra för att optimera din skattesituation.
Vill du veta mer?
