Blog Layout
Vad är en policy?
Micaela Steger
5 minuters läsning
Policys, är det något företag verkligen måste ha? Ja, inom vissa områden så är det faktiskt krav på att ha riktlinjer, regler och rutiner. Många företag lägger ingen tanke kring policys, de finns bara för att de måste. Men genom att ha tydliga riktlinjer på arbetsplatsen kan företag skapa goda arbetsförhållanden där alla medarbetare ska kunna trivas och känna sig trygga. I det här inlägget kommer vi att gå igenom vad en policy egentligen är och hur strukturen för en policy ska se ut. Vi kommer även förtydliga inom vilka områden det faktiskt finns krav på policys utifrån lagar och föreskrifter. Slutligen ger vi några tips till dig som arbetsgivare för hur du kan tänka när du skriver en policy.
Vad är en policy?
Definitionen av vad en policy är kan sammanfattas som ett kortfattat dokument som på en övergripande nivå redogör för specifika och viktiga områden. En policy ger vägledning inför beslut och styrning inom ämnet. Det kan till exempel handla om vilka regler som finns för att förebygga missbruk på arbetsplatsen samt hur det hanteras om det trots allt upptäcks att anställda inte följer reglerna.
Det är skillnad på policys och lagar eftersom lagar kan förbjuda och förhindra vissa beteenden eller vissa handlingar medan en policy oftast används på arbetsplatser för att uppnå önskat resultat på arbetsklimatet.
En policy bör ha följande struktur:
- Inställning. Vad är ledningens inställning till området som behandlas? Det kan vara bra att redogöra för ett övergripande mål med policyn.
- Syftet. Vad är det företaget vill uppnå med policyn?
- Målgrupp. Vem riktar sig policyn mot?
- Beteende. Hur ska medarbetare eller företaget bete sig för att följa policyn?
- Ansvarig. Vem är det som ska kontrollera att policyn faktiskt följs? Vem ska kontaktas om någon upptäcker att reglerna inte följs?
- Kategori. Ange om det är en policy, riktlinje, anvisning eller instruktion.
- Beslut.
Vem tog beslutet om policyn och när?
Källa:
Policyhandboken: vägledning för att frigöra företagets fulla förmåga av Gustaf Wettergren.
Varför ska företag ha policys?
Först och främst handlar det om att företaget ska ha riktlinjer för att kunna skapa ett gott arbetsklimat för alla inblandade. Både för företagsledningen och medarbetarna. Men det finns även lagkrav för ett antal policys. De policys som är obligatoriska för arbetsgivare är de som främst har med arbetsmiljö och jämställdhet att göra. Kravet för de policys som är lagstadgade kan antingen finnas i en lag eller annan författning.
Följande policys är det krav på att ha för arbetsgivare:
- Personuppgiftspolicy. Just i Dataskyddsförordningen finns det ingen sägning om krav på att upprätta en personuppgiftspolicy. Dock finns det krav för att personuppgiftsansvariga ska informera alla registrerade om hur dennes personuppgifter behandlas. För att följa det här på enklaste sätt bör företag upprätta en policy för hur personuppgifter behandlas hos företaget.
- Arbetsmiljöpolicy. Blir ett krav först när företaget har 10 anställda. Det kan dock vara bra att upprätta en policy tidigare än så. Det är Arbetsmiljöverkets föreskrifter som säger att det ska finnas en policy för målsättning för ett långsiktigt arbete med verksamhetens arbetsmiljö.
- Policy mot kränkande särbehandling. Även den här punkten finner vi krav på i en av Arbetsmiljöverkets föreskrifter. Det ska finnas rutiner för vem som tar emot information om kränkningar, vilka konsekvenser det kan få samt hur och var den utsatta kan få hjälp.
- Jämställdhetspolicy / policy mot diskriminering. För den här punkten vänder vi oss till Diskrimineringslagen. För att förhindra trakasserier ska det finnas riktlinjer och rutiner för att kunna förhindra händelser av diskriminering.
- Brandskyddspolicy. För den här punkten finns kravet oberoende av storleken på organisationen. Ansvaret för ett förebyggande brandskydd ligger antingen hos ägaren eller hos den person som använder en byggnad.
- Policy om arbetsanpassning och rehabilitering. Arbetsgivare har ett långtgående ansvar för anställdas rehabilitering och arbetsanpassning och för det ska det finnas rutiner.
- Policy mot hot och våld. Arbetsmiljöverkets föreskrifter ställer krav även på att arbetsgivare ska förebygga våld genom att utreda de risker som finns för hot eller våld. Arbetsgivaren är även skyldig att vidta åtgärder för dessa.
- Alkohol- och drogpolicy. Det ska finnas specifika regler för hur medarbetare som uppträder alkohol- eller drogpåverkade hanteras. Den här punkten är även kopplad till rehabilitering och arbetsanpassning eftersom arbetsgivaren även vid alkohol- och drogmissbruk har ett långtgående ansvar för rehabiliteringen.
Tips och kom ihåg!
En arbetsgivare bör eftersträva att alla medarbetare tar del av företagets policys eftersom det är arbetsgivaren som är ansvarig för att göra sina medarbetare medvetna om vilka regler, riktlinjer och rutiner som finns på arbetsplatsen. För att lyckas med det finns det tre punkter du som arbetsgivare bör tänka på.
- Undvika att skriva luddiga och otydliga texter. Sätt mätbara mål och när du gör till exempel en arbetsmiljöpolicy kan du göra en lista för vad som ska göras under året. Ange vem som är ansvarig och när det ska vara klart.
- Tänk även på att skriva med enklare ord snarare än med ett byråkratisk språk. Det gör det lättare för alla medarbetare att förstå.
- Slutligen är ett tips att göra den läsvärd. Våga utmana normen för strikta och tråkiga policys. Skriv hellre inbjudande och lättsamt.
Sammanfattning
Lagar och föreskrifter kan vara tråkiga att läsa och det är inte alltid man förstår den krångliga och avancerade texten. Men kom ihåg att det finns krav på policys inom vissa områden. Nu hoppas vi att det känns tydligare för dig vilka de är. Kanske känner du dig nu stressad för att du upptäckt att du inte har alla lagstadgade policys på ditt företag. Men du kan känna dig helt lugn. Bättre sent än aldrig! Vi hjälper dig gärna att upprätta de policys som ditt företag saknar men vi kan även hjälpa dig att skriva dem från scratch. Tveka inte att kontakta oss!
Inlägget publicerades 2021-05-07.
I det här blogginlägget kommer vi att tipsa om vilka privata kostnader företaget kan bekosta och även kika på varför det är så viktigt att ha koll på vad företaget kan betala och inte.
I det här blogginlägget går vi igenom vad ett lagerbolag är samt att vi kikar på vilka skillnader som finns jämfört med att starta ett bolag från scratch. Vi delar även några användbara tips och kom ihåg för den som känner sig sugen på att köra igång!
I det här blogginlägget kommer vi att ta en närmare titt på Inkomstdeklaration 1 och varför det är viktigt att ha koll på vilka avdrag du kan göra för att optimera din skattesituation.
Vill du veta mer?
