Så skiljer du på privata och företagets utgifter i bokföringen – tips för enmansföretagare
3 minuters läsning
Inledning
För enmansföretagare är det vanligt att företagets ekonomi och den privata ekonomin flyter ihop. Kanske använder du ibland samma konto, betalar med fel kort eller undrar om ett inköp egentligen ska bokföras i företaget eller inte? Att skilja på privata och företagets utgifter i bokföringen är avgörande för att få en korrekt redovisning och undvika problem med Skatteverket. Här går vi igenom hur du gör – och ger exempel på vanliga situationer där det lätt blir fel.
Att skilja på privata och företagets utgifter
Varför är det viktigt att skilja på privata och företagets utgifter?
Att hålla isär ekonomierna handlar inte bara om ordning och reda. Det är en fråga om lagkrav, rätt skatt och trovärdighet. Blandas privata och företagets kostnader ihop kan det leda till:
- Felaktig redovisning – vilket kan ge böter eller skattetillägg.
- Fel skatt – du riskerar att dra av kostnader du inte får, eller missa avdrag du faktiskt har rätt till.
- Sämre kontroll – det blir svårare att förstå hur företaget faktiskt går.
För enmansföretagare är det extra viktigt eftersom du själv är ansvarig för bokföringen och för att inkomstdeklarationen blir rätt.
Skapa tydlig struktur från början
Ett av de bästa tipsen för att undvika problem är att ha separata bankkonton:
- Ett konto för företagets alla inkomster och utgifter.
- Ett privat konto för dina personliga transaktioner.
På så sätt blir det direkt tydligt vad som hör till företaget och vad som är privat. Har du aktiebolag är det dessutom ett krav att företagets pengar inte blandas med dina privata.
Exempel på privata utgifter som inte får bokföras
En vanlig fallgrop för enmansföretagare är att man råkar betala privata kostnader via företaget. Här är exempel på utgifter som aldrig ska bokföras som företagskostnader:
- Matvaror till hushållet
- Privata kläder som inte är skyddskläder eller arbetskläder med tydlig logotyp
- Semesterresor (om de inte är helt och hållet jobbrelaterade)
- Privat sjukvård
- Gåvor till familj och vänner
Om dessa kostnader ändå betalats med företagskontot ska de bokföras som egen uttag/privata utgifter och inte som kostnader i resultaträkningen.
Exempel på företagets utgifter som är okej
För att få bokföra en kostnad krävs att den är nödvändig för att företaget ska kunna driva sin verksamhet. Några vanliga exempel:
- Programvaror och licenser för bokföring, design eller projektledning
- Resor till kunder, leverantörer eller mässor
- Arbetskläder (om de inte kan användas privat)
- Kontorsmaterial, datorer, telefoner och annan teknik som används i företaget
- Utbildningar som är relevanta för verksamheten
Här gäller det att alltid kunna motivera kopplingen till verksamheten om Skatteverket frågar.
Vad händer om du blandar ihop privata och företagets utgifter?
Om du blandar ihop privata och företagets utgifter i bokföringen kan det leda till problem:
- Vid en revision blir det svårt att visa vad som faktiskt är företagets kostnader.
- Skattetillägg kan påföras om du gjort otillåtna avdrag.
- Förtroendeförlust – banker, investerare eller samarbetspartners kan ifrågasätta ditt sätt att sköta ekonomin.
Kort sagt: det kan bli dyrt och tidskrävande att städa upp i efterhand.
Tips och kom ihåg!
- Separat kort – använd alltid företagets kort för företagets utgifter.
- Notera direkt – gör små anteckningar på kvitton eller i bokföringssystemet om syftet med köpet.
- Digitala kvittoappar – spara kvitton direkt i bokföringsprogrammet.
- Rutiner varje månad – gå igenom kontoutdragen och stäm av så inget privat smugit sig in.
- Använd separata bankkonton för privat och företag.
- Betala alltid företagets kostnader med företagskortet.
- Bokför privata utgifter som eget uttag, inte som företagskostnader.
- Spara och märk alla kvitton och verifikationer.
- Fundera alltid: ”Behöver jag denna kostnad för att driva företaget?” – om svaret är nej, är det privat.
Sammanfattning
